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Kostenfaktor Kommunikation: Wie Unternehmen ihre Telefonkosten optimieren

Die Kosten für die interne und externe Kommunikation per Telefon belasten viele Firmenbudgets in beträchtlichem Umfang. Unternehmer müssen sich damit nicht abfinden, mit einer Telefonkostenoptimierung senken sie ihre Ausgaben.

Mit VoIP-Telefonie und preiswertem Mobilfunk Ausgaben senken

Zu Beginn sollte eine umfassende Bestandsaufnahme stehen: Die Verantwortlichen schreiben sämtliche Beträge auf, die sie für Festnetz und Mobilfunk, Geräte und Wartungsleistungen zahlen. Zudem sollten sie aufschlüsseln, für welche Bereiche die Kosten anfallen. Wie viel kostet zum Beispiel die interne Kommunikation, wie viel Gespräche ins Ausland und wie viel die Bereitstellung von Servicenummern? Mithilfe dieses Zahlenmaterials können sich Unternehmer nach passgenauen, kostengünstigeren Leistungspaketen umsehen. Auch eine komplette Umstellung des Systems sollten sie in Betracht ziehen. Als günstige Alternative zu gewöhnlichen Verträgen mit Telefongesellschaften bietet sich die VoIP-Telefonie an. Nutzer telefonieren über ein Computernetzwerk, das erspart kostspielige Telefontarife. Für interne Gespräche verwenden Firmen meist geschlossene Systeme, ein Intranet. Ein Extranet, auf das Dritte ebenfalls keinen Zugriff erlangen können, erlaubt die Standortvernetzung. Sogenannte Gateways ermöglichen zugleich Telefonate in das normale Netz. Bestenfalls beauftragen Unternehmen für die Einrichtung und die Wartung einen Dienstleister, da es sich um eine komplexe Technik handelt. Mehr Informationen finden Sie auf http://www.lan-con.de/.

Bei Ausgaben für die mobile Kommunikation sparen

Zudem verdienen alle mobilen Geräte Aufmerksamkeit. Rüsten Betriebe viele Mitarbeiter mit Handys, Smartphones oder Tablet-PCs aus, können erhebliche Rechnungsbeträge entstehen. Die Verantwortlichen sollten prüfen, ob sie die geeigneten Tarife gewählt haben. Eventuell überzeugt ein anderer Anbieter durch bessere Konditionen. Vielleicht lassen sich auch die Leistungspakete optimieren, sodass sie dem tatsächlichen Bedarf näherkommen. Für Handys, mit welchen Beschäftigte nur selten kommunizieren, bedarf es zum Beispiel keines teuren Vertrags. Ein Prepaid-Tarif ohne Grundgebühr kostet weniger. Für Mitarbeiter, die ihr mobiles Gerät dagegen ständig brauchen, empfehlen sich Tarife mit Flatrates. Ansonsten explodieren die Ausgaben durch die kostspielige Einzelabrechnung für Leistungen. Größere Betriebe sollten sich solche Tarife gebündelt bei einem Provider sichern, Business-Lösungen kommen meist günstiger als Einzelverträge mit verschiedenen Anbietern. Zudem vereinfacht das die Verwaltung.

Hohes Einsparpotenzial bei den Telefonausgaben

Kosteneffizienz sollte bei allen Unternehmen oberste Priorität genießen, das gilt auch für die Telefonkosten. Bei diesem Ausgabenpunkt lassen sich hohe Einsparungen bei gleichbleibendem Kommunikationsverhalten, niemand muss sich einschränken. So kann sich die Umstellung auf die VoIP-Telefonie auszahlen, kompetente Dienstleister übernehmen die Installation und die Betreuung. Zudem sollten Verantwortliche die Telefonkosten für mobile Geräte unter die Lupe nehmen.

Bild: Marco Wydmuch – Fotolia

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