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Das papierlose Büro – Pro und Kontra

Die Idee eines papierlosen Büros stammt aus den 1980er Jahren und war die Antwort auf den stetig steigenden Papierverbrauch, der mit dem Einzug von Computern und Druckern in den Büroalltag einherging. Doch obwohl mit den entsprechenden Dokumentenverwaltungssystemen und elektronischen Kommunikationsmitteln inzwischen die Voraussetzungen für die Realisierung eines papierlosen Büros geschaffen worden sind, steigt der Papierverbrauch weiter. Weshalb lohnt es sich dennoch, an dieser Idee festzuhalten und welche Gründe sind dafür verantwortlich, dass die Vision eines papierlosen Büros noch nicht erfolgreich umgesetzt werden konnte?

Vorteile des papierlosen Büros

Die elektronische, papierlose Informationsspeicherung und Kommunikation bietet mehrere Vorteile. Setzt man ein Dokumentmanagementsystem ein, um Daten zu archivieren und zu verwalten, können relevante Informationen schnell und einfach bereitgestellt und gefunden werden. Dokumente elektronisch zu verwalten anstelle in Aktenordnern und Archivräumen, führt zu einer Einsparung an benötigter Raumfläche. Verschiedene Arbeitsmittel, die für die Arbeit mit Papierdokumenten benötigt werden, zum Beispiel Aktenordner, werden nicht mehr benötigt. Und nicht zuletzt hat die Reduzierung des Papierverbrauchs sowie der Wegfall von Mehrfachkopien und Versand von Dokumenten eine Einsparung an Energiekosten und auf diese Weise auch die Entlastung der Umwelt zur Folge.

Nachteile des papierlosen Büros

Papier ist in punkto Einfachheit und Verlässlichkeit den elektronischen Varianten noch immer überlegen – Papier steht immer zur Verfügung, auch bei einem Computerabsturz oder einem Stromausfall. Zudem können nicht alle Dokumente, wie beispielsweise bestimmte Verträge oder Urkunden, Unterlagen zur Geschichte eines Unternehmens oder Fotos, digitalisiert werden, sondern sind nur in ihrer ursprünglichen Papierform gültig. Zudem können Sie mit einem Locher, einer Mappe und einem Ordner hervorragend geordnet werden. Auch ist die Umstellung auf ein papierloses Büro mit einem enormen Aufwand verbunden; die Arbeitsorganisation und einzelne Arbeitsprozesse müssen an die neue Situation angepasst, die Mitarbeiter für den Umgang mit der Dokumentenmanagementsoftware geschult werden.

Das papierlose Büro – eine realistische, aber nicht leicht zu realisierende Zukunftsvision

Indem Dokumente zentral gespeichert werden und auf benötigte Informationen schnell und ohne großen Aufwand zugegriffen werden kann, kann der Verzicht auf Papier zugunsten einer EDV-basierten Dokumentenspeicherung und -verwaltung dabei helfen, Zeit, Kosten und Platz zu sparen. Doch insbesondere die Umstellung auf ein papierloses Büro ist ein zeit- und auch kostenintensiver Prozess, da diese Neuerungen mit Veränderungen in der Arbeitsorganisation und dem Arbeitsablauf verbunden sind.

Angaben zum Foto: drubig-photo – Fotolia

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