Wie funktioniert digitale Datenverwaltung im Unternehmen

Die digitale Vertragsverwaltung beschleunigt die Verwaltung von Verträgen effizient und zuverlässig. Die Daten sind für viele Firmenstandorte lückenlos einsehbar und vereinfachen somit die Arbeit. Die auslaufenden Verträge werden von dem Programm automatisch verwaltet und erfasst, sodass die Zugriffsberechtigten informiert werden können. Doch wie genau funktioniert die digitale Datenverwaltung eigentlich?

Erstellung & Archivierung

Bei der Vertragserstellung werden die Verträge mit Vorlagen erstellt. In diese Vorlagen kann der Benutzer Textbausteine oder Inhalte aus anderen Bereichen integrieren. Die Bereiche, in denen Mitarbeiter oder Kunden Ergänzungen oder Änderungen vornehmen können, werden direkt vom Programm definiert. Somit werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten und es kommt zu keinen rechtlichen Problemen. Nach der Erstellung wird der Vertrag direkt archiviert. Das Programm setzt hierbei auf die revisionssichere Archivierung, die VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) vorgeschrieben wurde. Die Dokumente können so zum Beispiel nicht mehr verändert werden und werden immer vollständig archiviert. Zudem werden die Verträge in zentralen Servern abgelegt, so dass die Berechtigten Zugriff darauf erhalten. Das Programm Sharepoint beispielsweise ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Standorten und Abteilungen und leitet auch das restliche vertragliche Management.

Verwaltung & Controlling

Das Dokumentenmanagement fordert eine Erfassung der relevanten Informationen, die das Programm benötigt. Dazu werden die Verwaltungsinformationen eingegeben. Es lassen sich zudem Vertragsprozesse festlegen, die beispielsweise bestimmen, welche Fristen oder Kündigungstermine ein Vertrag einhalten muss. Außerdem können Angebote mit der Verwaltung eingeholt werden, die dann direkt verglichen und bearbeitet werden. Mittels der Verwaltung werden auch diejenigen festgelegt, die Zugriff auf die Dokumente erhalten sollen. Die wohl wichtigste Aufgabe des Programms ist das Vertragscontrolling: Es zeigt die Zahl der aktiven Verträge an, errechnet die Kosten der geschlossenen Verträge, kontrolliert das Umsatzpotential usw. Abhängig ist die Qualität des Controllings natürlich von der Verwaltung, da dies für die Auswertung eine entscheidende Rolle spielt.

Das Digitale Vertragsmanagement behält den Überblick

Es geht viel Zeit verloren, wenn man die Vertragslaufzeiten manuell kontrollieren muss, indem man in alten Aktenordnern kramt und sich durch zahlreiche Blätter kämpfen muss. Nicht selten vergisst man auch mal die ein oder andere Frist und verliert den Überblick über die Vertragsinhalte. Mit dem digitalen Vertragsmanagement passiert das garantiert nicht. Die Verwaltung ist einfach, schnell, effektiv und benutzerfreundlich.

Foto: ChaotiC_PhotographY – Fotolia

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