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Hotline-Outsourcing: Die Vorteile für Unternehmen

Unternehmen nutzen das Angebot externer Dienstleister, im Namen der Firma Anrufe entgegenzunehmen, recht häufig. Die Vorteile des Telefonservices: Durch die externe Anrufannahme sind Unternehmen oder auch kleine Firmen während Meetings, Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit jederzeit erreichbar. So können Kunden eine Hotline nutzen, die theoretisch bis zu 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr erreichbar ist.

Freundliche und professionelle Anrufannahme

Geschultes Personal kümmert sich um die Belange aller Anrufer. Jedes Gespräch wird schriftlich festgehalten und per Mail oder Fax an das Unternehmen geleitet, damit es später alle Kundenwünsche oder -fragen zuverlässig bearbeiten kann. In dringenden Fällen kann der externe Dienstleister auch Gespräche an bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens sofort weiterleiten.

Flexible Service-Zeiten

Die Firma entscheidet selbst, wann und wie lange sie den Dienst in Anspruch nimmt. Sei es nun stunden-, tage-, wochen- oder monatsweise. Das kurzfristige Anmieten von Telefondiensten ermöglicht der Firma auch, die ungeteilte Aufmerksamkeit auf anstehende Aufgaben und Projekte zu konzentrieren. Oftmals sind die Kosten für ein eigenes Sekretariat mit festangestellten Mitarbeitern auch höher als die Kosten für den Telefonservice. Vertragslaufzeiten, Leistungsumfang und sonstige Konditionen werden auf die Bedürfnisse des Auftraggebers abgestimmt. Der Leistungsumfang ist also sehr individuell zu gestalten. Auch sind meist Zusatzleistungen wie Büroarbeiten, Übersetzungen, Bestellannahmen und Neu-Kundenakquise möglich. Mehr über die Tätigkeit eines Callcenter-Agenten im Überblick lesen Sie hier.

Was gilt es zu beachten?

Mit der Beauftragung eines Telefondienstleisters können sensible Daten des Unternehmens und seiner Kunden in falsche Hände gelangen. Deshalb bei einem Vertragsabschluss unbedingt auf Datenschutzrichtlinien und Verschwiegenheitsverpflichtungen achten.

Ein nach speziellen Anforderungen und Bedürfnissen gestalteter Telefonservice unterstützt Firmen und Unternehmen kostengünstig bei der Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit. Ein externer Telefondienst eignet sich besonders für kleine Firmen, für die sich ein eigenes, ständig besetztes Sekretariat nicht lohnen würde. Der Vergleich der unterschiedlichen Angebote der verschiedenen Telefonservice-Anbieter hinsichtlich Leistungen, Qualität und vertraglicher Konditionen empfiehlt sich in jedem Fall.

IMG: contrastwerkstatt – Fotolia

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