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Mit der richtigen Software den Einkaufsprozess optimieren

Geschäftsprozesse sind die Lebensadern von Firmen, das ist sowohl bei großen Konzernen als auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) der Fall. Das Geschäftsmodell und das Personal bilden den äußeren Rahmen, der die Unternehmensprozesse lenkt und steuert. Insbesondere beim Einkaufsprozess gibt es in der Regel erhöhtes Optimierungs- und Weiterentwicklungspotenzial. Das liegt vor allem an den neuen Technologien (z. B. durch das World Wide Web), die die Durchlaufzeiten verringern und Kosten reduzieren. Mit der richtigen Software kann man den Einkaufsprozess in Unternehmen wesentlich verbessern, wie dies geht, wird im Folgenden näher vorgestellt.

Der Einkauf – hochbedeutsam und effizient

In den letzten Jahren hat die Fertigungstiefe in Unternehmen konstant abgenommen, viele Teile und Komponenten werden über Zukauf eingesteuert, sodass dem Einkauf eine sehr bedeutende Stellung zukommt. Aus diesen und anderen Gründen, wurde in den letzten Jahren verstärkt computertechnische Unterstützung für Einkäufer entwickelt, denn die elektronische Beschaffung hat die konventionellen Techniken weitestgehend vom Markt verdrängt. Ein wesentlicher Vorteil von Software im Einkauf ist, dass man über die Software über Internet direkt mit dem Lieferanten verbunden ist. Das erleichtert eine bidirektionale Kommunikation wesentlich und ist zudem sehr viel effizienter.

Weitere Features einer modernen Einkaufssoftware

Mit der Beschaffungssoftware kann man außerdem Ausschreibungen steuern und initiieren. Ferner kann man mit der Software ein Lieferantenverzeichnis verwalten, bei der man seine Lieferanten anhand selbst ausgewählter Kriterien qualifiziert und kategorisiert. Das hat den Vorteil, dass man hier ein Ranking aufbauen kann. Auch der elektronische Rechnungseingang kann softwaregestützt umgesetzt werden. Wesentlicher Vorteil an dieser Funktion ist, dass auch die digitale Signatur eingesetzt werden kann. Alle im Einkaufsprozess ablaufenden Schritte und Funktionen können über Workflows (z. B. im Genehmigungsprozess) effizient gesteuert werden. Ferner sind weitere Teilfunktionen wie Wareneingang, Bestell- und Warenkorbfunktion sowie Katalogpflege durch die Lieferanten ebenfalls vollintegriert. Das hat wesentliche Vorteile auf die Durchlaufzeiten im Einkaufsprozess.

Effizient und effektiv einkaufen

Zusammenfassend kann man sagen, dass man mithilfe von Software den Einkaufsprozess wesentlich optimieren kann. Dies wird zum Beispiel bei WLW sehr deutlich. Beschaffung hat nämlich nicht nur einen operativen Stellenwert, sondern auch einen sehr stark ausgeprägten strategischen Fokus. Und mit einer Software kann man diese Strategie stark stützen.

Bild: Joachim Wendler – Fotolia

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